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TVA

Tableau de calcul TVA sur encaissement : méthode, exemples et modèle prêt

Construisez votre tableau calcul TVA sur encaissement : formules, cas pratique chiffré, cadrage mensuel et erreurs à éviter. Guide 2026 pour TPE

Alexandre GirardAlexandre Girard 22 min de lecture
Tableau calcul TVA sur encaissement : 7 colonnes et cas
TABLEAU PREPARATOIRE DE TVA

La TVA sur encaissement devient exigible uniquement à la date où le paiement du client est reçu, non à la date de facturation. Le tableau de calcul s'articule autour de sept colonnes : numéro de facture, date de facture, date d'encaissement, montant TTC encaissé, taux applicable, TVA due (calculée par la formule TTC / 1,20 × 0,20 pour le taux normal à 20 % selon economie.gouv.fr), et période de déclaration. Chaque versement partiel génère une ligne distincte.

La TVA sur encaissement obéit à une règle simple mais piégeuse : elle n'est due que lorsque le paiement du client arrive sur le compte bancaire, jamais à la date de facturation. Pour un prestataire de services, cela signifie qu'il faut suivre chaque règlement partiel, chaque acompte, chaque solde, et reconstituer mois par mois le montant de TVA collectée à déclarer. Un tableau de calcul dédié devient alors l'outil central pour ne pas surpayer la TVA ni se tromper dans la déclaration CA3. Ce guide le construit colonne par colonne, avec un cas pratique complet sur deux mois.

Ce qu'il faut retenir

  • En régime d'encaissement, la TVA est exigible à la date du paiement reçu, pas à la date de la facture (entreprendre.service-public.gouv.fr).
  • Pour un taux normal à 20 %, la formule de restitution de la TVA depuis le TTC est : montant TTC / 1,20 × 0,20 (economie.gouv.fr, 2026).
  • Le tableau de suivi doit comporter sept colonnes : numéro facture, date facture, date encaissement, montant TTC, taux, TVA due, cumul déclaré.
  • Le cadrage TVA rapproche chaque mois le cumul facturé, le cumul encaissé et le cumul déclaré pour détecter tout écart anormal.
  • L'erreur la plus fréquente est de déclarer la TVA sur le montant total facturé alors que le client n'a réglé qu'un acompte : cela génère un surpaiement immédiat.

TVA sur encaissement vs TVA sur les débits : la distinction qui change tout

Deux régimes d'exigibilité coexistent en matière de TVA, et le choix : ou l'application par défaut : détermine le moment où la taxe doit être reversée à l'administration fiscale.

En régime de TVA sur les débits, l'exigibilité intervient dès la facturation. C'est le régime de droit commun pour les ventes de biens : la livraison déclenche la facturation, et la TVA devient due même si le client n'a pas encore payé. Ce mécanisme crée un décalage de trésorerie potentiel, puisque l'entreprise avance la TVA avant de l'avoir encaissée.

En régime de TVA sur les encaissements, la règle s'inverse. La TVA ne devient exigible qu'au moment où le règlement du client est effectivement perçu sur le compte bancaire. Selon le site entreprendre.service-public.gouv.fr, « pour la prestation de services, la TVA sera prise en compte dans tout encaissement ». Cette disposition s'applique de plein droit aux prestataires de services relevant du régime réel normal ou simplifié.

Les auto-entrepreneurs en franchise de TVA ne sont pas concernés par ce mécanisme tant qu'ils restent sous les seuils. En revanche, dès qu'un auto-entrepreneur devient redevable de la TVA, le régime des encaissements s'applique automatiquement à ses prestations de services.

Pour les auto-entrepreneurs, il est utile de se renseigner sur les spécificités de la TVA auto-entrepreneur.

Ce distinguo entre débits et encaissements est fondamental : il pilote la construction du tableau de suivi. Dans un tableau basé sur les encaissements, la colonne « date d'exigibilité » n'est pas la date de facture, mais bien la date de réception du paiement.

Quand la TVA devient-elle exigible sur une prestation de service ?

Pour une prestation de service, l'exigibilité de la TVA est déclenchée par l'encaissement, c'est-à-dire la réception effective des fonds. Peu importe que la facture ait été émise trois mois plus tôt : tant que le client n'a pas payé, la TVA correspondante n'est pas due au Trésor public.

Cette règle figure noir sur blanc dans la documentation fiscale. Le portail entreprendre.service-public.gouv.fr le formule ainsi : la TVA est « prise en compte dans tout encaissement » pour les prestations de services. Concrètement, un consultant qui facture 3 000 € en mars mais n'est payé qu'en mai déclarera la TVA de cette facture sur sa déclaration de mai, pas celle de mars.

Le corollaire pratique est immédiat : le tableau de suivi doit indexer chaque mouvement non pas sur la chronologie des factures émises, mais sur celle des règlements reçus. Une facture peut ainsi apparaître fractionnée sur plusieurs mois dans le tableau si le client paie en plusieurs fois.

TVA sur encaissement fournisseur : la symétrie côté achats

Le mécanisme fonctionne de manière symétrique pour la TVA déductible sur les achats de prestations de services. Une entreprise soumise au régime des encaissements ne peut déduire la TVA sur un achat de service qu'au moment où elle paie effectivement son fournisseur, et non à réception de la facture.

Cette symétrie, souvent appelée « TVA sur les décaissements », est précisée par l'administration fiscale : la TVA ne peut être déduite qu'au titre du mois au cours duquel le paiement est intervenu pour les services (source : impots.gouv.fr). Le tableau de suivi des achats suit donc la même logique que celui des ventes : colonne date de paiement, colonne montant TTC décaissé, colonne TVA déductible.

Pour les biens (marchandises, équipements), la règle reste celle des débits : la TVA est déductible dès la livraison, même si la facture n'est pas encore réglée. Le tableau de suivi des achats doit donc distinguer deux natures d'opérations.

Structure du tableau calcul TVA sur encaissement : les 7 colonnes indispensables

Un tableau de calcul efficace repose sur sept colonnes qui capturent l'intégralité du cycle facturation-paiement-déclaration. Leur ordre n'est pas figé, mais la logique de gauche à droite doit suivre le flux naturel de l'information.

Voici la structure recommandée, illustrée avec deux lignes d'exemple issues d'un cas réel :

N° factureDate factureDate encaissementMontant TTC encaisséTaux TVATVA dueCumul déclaré période
F-2026-08905/10/202612/10/2026600,00 €20 %100,00 €Octobre 2026
F-2026-08905/10/202618/11/2026600,00 €20 %100,00 €Novembre 2026

La colonne « Cumul déclaré période » est la clé du cadrage : elle indique sur quelle déclaration CA3 le montant de TVA a été reporté. Sans elle, impossible de rapprocher le tableau du formulaire fiscal déposé.

Une variante utile consiste à ajouter une huitième colonne « N° CA3 » pour référencer précisément la déclaration concernée. Cette granularité facilite les contrôles ultérieurs, notamment en cas de vérification fiscale.

Les colonnes de base : date, montant et taux applicable

Les trois premières colonnes : numéro de facture, date de facture, date d'encaissement : assurent la traçabilité. Le numéro de facture sert de lien unique entre le tableau de suivi TVA et le journal des ventes. La date d'encaissement est la colonne pivot : c'est elle qui détermine le mois de déclaration, pas la date de facture.

La colonne « Montant TTC encaissé » est celle qui porte le flux monétaire réel. Une facture de 1 200 € TTC réglée en deux fois génère deux lignes dans le tableau, chacune avec son propre montant partiel. C'est le piège que les tableaux basiques omettent : ils saisissent la facture pour son montant total et passent à côté du fractionnement.

La colonne « Taux applicable » identifie le taux de TVA appliqué à la prestation. Pour les prestataires qui facturent à plusieurs taux (par exemple 20 % pour du conseil et 10 % pour de la maintenance), cette colonne devient indispensable au calcul correct de la TVA due.

Taux de TVA applicables : 20 %, 10 % et cas particuliers

Le taux normal de TVA s'élève à 20 % et couvre la majorité des biens et prestations de services, selon le site economie.gouv.fr. C'est le taux que rencontrent la plupart des consultants, freelances, agences et professions libérales.

Le taux réduit de 10 % s'applique notamment à la restauration et à certains travaux immobiliers (economie.gouv.fr). Un prestataire qui intervient à la fois sur du conseil stratégique (20 %) et sur de la maintenance de locaux (10 %) doit ventiler ses lignes de tableau par taux.

D'autres taux existent (5,5 % pour les produits alimentaires de première nécessité, 2,1 % pour la presse), mais ils sont rares dans les prestations de services courantes. Le tableau doit prévoir une colonne « Taux » suffisamment souple pour accueillir tout taux applicable à l'activité. Une liste déroulante sous Excel (validation de données) évite les saisies erronées.

Comment calculer la TVA sur les encaissements : formules et exemples pas à pas

Le calcul de la TVA due sur un encaissement part d'une formule unique, quel que soit le taux. Depuis le montant TTC, on restitue la TVA en deux opérations : retrouver le hors-taxe puis appliquer le taux.

Pour le taux normal à 20 %, la formule consolidée est la suivante :

💡 À noter : TVA due = Montant TTC encaissé / 1,20 × 0,20

Cette formule évite de calculer explicitement le montant HT intermédiaire. Pour un taux de 10 %, le diviseur devient 1,10 et le multiplicateur 0,10. Pour 5,5 %, diviseur 1,055 et multiplicateur 0,055.

Un piège courant consiste à appliquer 20 % directement au montant TTC (1 200 × 20 % = 240 €). Le résultat est faux : la TVA s'applique au hors-taxe, pas au TTC. La TVA correcte sur 1 200 € TTC à 20 % est de 200 €, pas 240 €. L'écart de 40 € représente une erreur de 20 % sur la TVA due, qui se retrouve dans la déclaration CA3 si le tableau n'est pas construit correctement.

Pour approfondir les formules de conversion HT↔TTC, le guide calculer la TVA avec les bonnes formules détaille l'ensemble des taux et des variantes.

Pour des calculs plus précis, il est possible d'utiliser un calcul TVA Excel.

Formule de calcul depuis le montant TTC encaissé

La formule universelle de restitution de la TVA depuis un montant TTC s'écrit :

TVA due = Montant TTC encaissé × (taux / (1 + taux))

Pour le taux normal de 20 % (economie.gouv.fr), cela donne : 1 200 € × (0,20 / 1,20) = 1 200 € × 0,1667 = 200 €. Cette écriture présente l'avantage de s'adapter à n'importe quel taux sans changer la structure de la formule.

Sous Excel, la cellule de calcul peut utiliser une référence au taux saisi dans la colonne adjacente : =Montant_TTC * (Taux / (1+Taux)). Si la colonne Taux contient 20 % (formaté en pourcentage), la cellule TVA due affiche automatiquement le montant correct.

Une variante plus directe mais moins transparente : =Montant_TTC / 1,20 * 0,20. Elle donne le même résultat pour le taux normal, mais oblige à modifier manuellement les constantes 1,20 et 0,20 pour chaque taux différent.

Cas d'un paiement partiel : comment ventiler la TVA due ?

Lorsqu'un client règle une facture en plusieurs fois, la TVA doit être ventilée proportionnellement à chaque versement. Le principe : chaque euro TTC encaissé porte en lui la même proportion de TVA que la facture totale.

Prenons une facture de 1 200 € TTC à 20 %. La TVA totale incluse est de 200 €, soit un ratio TVA/TTC de 16,67 %. Un acompte de 600 € contient donc 600 × 0,1667 = 100 € de TVA. Le solde de 600 € contient les 100 € restants.

Le tableau doit comporter une ligne distincte par versement. La saisie d'une ligne unique au montant total de la facture, avec une date d'encaissement correspondant au premier versement, est l'erreur la plus fréquente : elle conduit à déclarer 200 € de TVA dès le premier mois alors que seule la moitié a été encaissée.

Pour un acompte reçu avant facturation, le principe est identique : la TVA est due sur l'acompte dès son encaissement, même si la facture n'est pas encore émise.

TVA sur encaissement prestation de service : exemple mensuel complet

Un prestataire de services émet le 5 octobre 2026 une facture F-2026-089 de 1 200 € TTC au taux normal de 20 %. Le client paie 600 € le 12 octobre et le solde de 600 € le 18 novembre. Voici le tableau de suivi mois par mois.

Octobre 2026 :

  • Encaissement du 12/10 : 600 € TTC → TVA due = 600 / 1,20 × 0,20 = 100 €.
  • Total TVA collectée en octobre : 100 €, à reporter sur la déclaration CA3 d'octobre.

Novembre 2026 :

  • Encaissement du 18/11 : 600 € TTC → TVA due = 100 €.
  • Total TVA collectée en novembre : 100 €, à reporter sur la déclaration CA3 de novembre.

Au 30 novembre, la facture F-2026-089 est entièrement soldée. Le cumul de TVA collectée sur cette facture atteint 200 €, soit exactement la TVA incluse dans le montant TTC total. Le tableau a correctement réparti l'exigibilité sur deux mois distincts.

Si la même facture avait été saisie en une ligne de 1 200 € datée du 12 octobre, la déclaration d'octobre aurait comporté 200 € de TVA au lieu de 100 € : un surpaiement de 100 €, compensé par un sous-paiement en novembre.

Tableau de cadrage TVA sur encaissement : contrôler et réconcilier chaque mois

Le tableau de cadrage TVA est un second tableau, complémentaire du tableau de suivi. Là où le suivi enregistre les encaissements ligne à ligne, le cadrage les totalise par période et les confronte aux déclarations déposées.

Le principe repose sur trois indicateurs mensuels :

  • Cumul TVA facturée : somme de la TVA figurant sur toutes les factures émises depuis le début de l'exercice.
  • Cumul TVA encaissée : somme de la TVA effectivement perçue via les règlements clients sur la même période.
  • Cumul TVA déclarée : somme de la TVA portée sur les déclarations CA3 déposées.

L'écart entre le cumul encaissé et le cumul déclaré doit tendre vers zéro en fin d'exercice. Un écart positif signifie qu'une partie de la TVA encaissée n'a pas encore été déclarée : situation normale en cours de mois si la déclaration n'est pas encore déposée, anormale si elle persiste après la date limite. Un écart négatif signale un surpaiement de TVA.

L'écart entre le cumul facturé et le cumul encaissé, lui, mesure le « stock » de TVA latent dans les factures impayées. Il est structurellement positif tant que des créances clients restent ouvertes.

Différence entre tableau de suivi et tableau de cadrage

Le tableau de suivi est un journal : chaque ligne correspond à un événement d'encaissement. Il répond à la question « combien de TVA dois-je déclarer ce mois-ci ? ».

Le tableau de cadrage est un instrument de contrôle : il totalise par période et compare. Il répond à la question « ai-je déclaré toute la TVA que j'ai encaissée ? ».

Les deux tableaux partagent la même source (le journal des ventes et les relevés bancaires) mais servent deux fonctions distinctes. Le suivi pilote la déclaration ; le cadrage la vérifie. Une erreur de saisie dans le suivi : TVA calculée sur un mauvais taux, ligne saisie en double, date d'encaissement erronée : se détecte dans le cadrage sous forme d'un écart inexpliqué.

Les étapes du cadrage mensuel en 5 points

  1. Totaliser la TVA encaissée du mois : extraire du tableau de suivi toutes les lignes dont la date d'encaissement tombe dans le mois M, sommer la colonne TVA due.

  2. Reporter ce total sur la déclaration CA3 : ligne « TVA collectée » du formulaire, en distinguant les taux si la déclaration le requiert.

  3. Mettre à jour le cumul encaissé depuis janvier dans le tableau de cadrage.

  4. Mettre à jour le cumul déclaré avec le montant porté sur la CA3 du mois.

  5. Vérifier l'écart entre cumul encaissé et cumul déclaré. Un écart nul ou justifié par un décalage de quelques jours (encaissement du 31, déclaration du mois suivant) est normal. Un écart persistant de plusieurs centaines d'euros signale une anomalie à investiguer.

Cette routine de cinq points, exécutée chaque mois avant le dépôt de la CA3, constitue la meilleure protection contre les erreurs de déclaration.

Déclarer la TVA collectée sur encaissements : régimes et périodicités

Le mode de déclaration de la TVA dépend du régime d'imposition choisi par l'entreprise. Deux régimes principaux coexistent : le réel normal et le réel simplifié. Le tableau de suivi des encaissements doit s'adapter à la périodicité propre à chaque régime.

En régime réel normal, la déclaration est mensuelle (formulaire CA3). La TVA collectée sur les encaissements du mois M est déclarée avant le 15 du mois M+1 pour les entreprises au régime mensuel, ou trimestriellement si la TVA annuelle due est inférieure à 4 000 €. Le tableau de suivi doit alors être organisé par mois civil : toutes les lignes dont la date d'encaissement tombe en octobre alimentent la CA3 d'octobre.

Pour déterminer le montant de TVA comprise dans un prix TTC avant déclaration, le guide calculer le montant de TVA comprise dans un prix TTC détaille la formule inverse.

Pour une compréhension approfondie de la facturation avec TVA, un guide complet est disponible.

En régime simplifié, la logique change radicalement. L'entreprise verse deux acomptes en cours d'année, puis régularise en fin d'exercice via la déclaration annuelle CA12. Le tableau de suivi doit continuer à enregistrer les encaissements ligne à ligne, mais le calcul des acomptes ne se fait pas à partir du tableau : il se base sur la TVA due l'année précédente.

Régime réel normal : déclaration mensuelle ou trimestrielle

Dans le régime réel normal, la périodicité de déclaration est mensuelle par défaut. Une option trimestrielle est ouverte aux entreprises dont la TVA annuelle due est inférieure à 4 000 € (source : impots.gouv.fr). Le formulaire utilisé est la déclaration CA3.

Le tableau de suivi des encaissements s'organise naturellement par mois. Chaque fin de mois, on bloque la période et on totalise la colonne TVA due pour toutes les lignes dont la date d'encaissement appartient au mois écoulé. Ce total est reporté ligne par ligne sur la CA3.

Pour les déclarations trimestrielles, le tableau cumule trois mois de lignes. Une colonne supplémentaire « Trimestre » (T1, T2, T3, T4) facilite le regroupement. La formule SOMME.SI sous Excel permet d'automatiser ce cumul par trimestre.

Régime simplifié : acomptes de 55 % et 40 %

Le régime simplifié d'imposition (RSI) prévoit deux acomptes versés en cours d'année :

  • 1er acompte en juillet : 55 % de la TVA due au titre de l'exercice précédent (entreprendre.service-public.gouv.fr).
  • 2e acompte en décembre : 40 % de la TVA due au titre de l'exercice précédent (entreprendre.service-public.gouv.fr).

Ces pourcentages ne sont pas calculés à partir des encaissements de l'année en cours. Ils se basent sur la ligne 57 de la déclaration annuelle CA12 de l'exercice N-1 (impots.gouv.fr). Le tableau de suivi des encaissements continue de fonctionner normalement, mais il sert uniquement à la régularisation annuelle, pas au calcul des acomptes.

La régularisation intervient lors du dépôt de la CA12 : l'entreprise compare le total de TVA réellement due sur les encaissements de l'année avec le total des acomptes déjà versés, et acquitte le solde ou demande un remboursement.

L'erreur courante à éviter : déclarer la TVA sur le montant facturé et non sur l'encaissé

L'erreur la plus fréquente chez les prestataires de services en régime d'encaissement consiste à déclarer la TVA sur le montant total facturé, comme si le régime des débits s'appliquait. Le mécanisme est simple à comprendre mais facile à exécuter de travers quand la facture et le paiement sont décalés.

Un prestataire facture 5 000 € TTC le 25 novembre 2026. Le client paie 2 000 € le 2 décembre et le solde de 3 000 € le 15 janvier 2027. Si le prestataire déclare la totalité de la TVA (833 € à 20 %) sur sa CA3 de novembre, il commet deux erreurs simultanées : il surpaie la TVA en novembre (seuls 2 000 € ont été encaissés en décembre, donc 333 € de TVA), et il sous-déclarera en décembre et janvier.

La conséquence concrète est un problème de trésorerie : l'entreprise avance au Trésor public une TVA qu'elle n'a pas encore perçue de son client. Sur un volume de facturation élevé, ce décalage peut représenter plusieurs milliers d'euros.

Le tableau de suivi des encaissements, tenu rigoureusement, prévient mécaniquement cette erreur : chaque ligne est datée du paiement, pas de la facture. La somme mensuelle des TVA dues reflète exactement les flux de trésorerie entrants.

Confondre date de facturation et date de paiement

Le piège naît d'une habitude comptable : le journal des ventes est organisé par date de facture. Quand le comptable ou l'entrepreneur extrait ce journal pour préparer la déclaration de TVA, il prend naturellement le total facturé sur le mois. Mais en régime d'encaissement, ce total n'a aucune pertinence fiscale.

La parade est simple : le tableau de suivi TVA doit avoir sa propre colonne « date d'encaissement », distincte de la date de facture. Le total mensuel de TVA due est toujours calculé sur cette colonne-là. Un tri par date d'encaissement avant totalisation constitue un garde-fou minimal.

Dans les faits, beaucoup de tableaux Excel amateurs copient la date de facture dans la colonne date d'encaissement « pour simplifier », en supposant un paiement immédiat. Cette approximation fonctionne tant que les clients paient comptant ; elle déraille dès le premier règlement différé.

Le cas des avances et acomptes clients

De plus, pour bien gérer sa facturation en comptabilité, il est crucial de connaître toutes les obligations.

Les avances et acomptes reçus avant l'émission de la facture définitive obéissent à la même règle d'exigibilité : la TVA est due dès l'encaissement de l'acompte. Un client qui verse 3 000 € d'avance en septembre 2026 sur une prestation qui sera facturée en janvier 2027 déclenche une TVA due de 500 € (à 20 %) dès la CA3 de septembre.

Le tableau de suivi doit donc accueillir des lignes sans numéro de facture, ou avec un numéro de facture provisoire, pour ces encaissements antérieurs à la facturation. Une mention « Acompte : facture à émettre » dans la colonne numéro de facture suffit à assurer la traçabilité.

Lorsque la facture définitive est émise, le tableau comporte déjà les lignes d'acompte. La facture elle-même mentionne les acomptes perçus et la TVA déjà collectée : le solde restant dû porte la TVA résiduelle, à déclarer lors de l'encaissement final.

Construire son tableau TVA sur encaissement sous Excel : conseils pratiques

Un tableau Excel bien construit automatise la majeure partie du travail de suivi et réduit le risque d'erreur de saisie. Voici les principes de construction, sans dépendance à un logiciel ou modèle payant.

La structure de base reprend les sept colonnes décrites plus haut. Les colonnes « N° facture », « Date facture » et « Date encaissement » sont saisies manuellement depuis le journal de ventes et les relevés bancaires. La colonne « Taux applicable » utilise une validation de données Excel (liste déroulante : 20 % ; 10 % ; 5,5 % ; 2,1 %) pour éviter les saisies libres erronées.

La colonne « TVA due » contient une formule automatique. Avec le montant TTC en colonne D et le taux en colonne E (formatées en nombre ou pourcentage), la cellule F2 peut contenir : =D2*E2/(1+E2). Cette formule unique fonctionne pour tous les taux sans adaptation.

Pour les conversions rapides entre HT et TTC, le guide TVA à 20 % : formules HT vers TTC fournit les formules inverses.

Formules Excel clés pour automatiser le calcul

La fonction SOMME.SI est l'outil central pour totaliser la TVA due par période. Sa syntaxe : =SOMME.SI(plage_dates; critère_mois; plage_TVA_due) où le critère_mois est une date ou une référence de cellule contenant une date.

Pour un tableau organisé avec des dates d'encaissement en colonne C et la TVA due en colonne F, le total d'octobre 2026 s'obtient par : =SOMME.SI(C:C;">="&DATE(2026;10;1);F:F) - SOMME.SI(C:C;">"&DATE(2026;10;31);F:F). Cette double SOMME.SI capture toutes les lignes dont la date est comprise entre le 1er et le 31 octobre inclus.

Une alternative plus lisible : ajouter une colonne « Mois déclaration » calculée par =TEXTE(C2;"AAAA-MM"), puis utiliser =SOMME.SI(colonne_mois;"2026-10";colonne_TVA_due). Le résultat est immédiatement compréhensible à la relecture.

La mise en forme conditionnelle peut signaler les lignes dont la date d'encaissement est antérieure à la date de déclaration mais dont la colonne « Cumul déclaré période » est vide : ces lignes représentent des encaissements perçus mais non encore déclarés, à traiter en priorité.

Organiser le tableau par période de déclaration

Un onglet par année fiscale (ou par exercice comptable) simplifie la consultation et le cadrage annuel. Chaque onglet suit la même structure de colonnes. Un onglet récapitulatif « Cadrage » totalise par mois et affiche les écarts.

L'onglet « Cadrage » comporte douze lignes (janvier à décembre) avec, pour chaque mois : TVA encaissée (extraite de l'onglet de suivi), TVA déclarée (saisie manuellement depuis la CA3 déposée), et écart calculé automatiquement par différence.

Un écart non nul en fin d'exercice déclenche une investigation : ligne d'encaissement omise dans le tableau de suivi, TVA mal reportée sur la CA3, date d'encaissement saisie dans le mauvais mois, ou déclaration déposée avec un montant erroné.

Cette organisation en deux onglets (suivi + cadrage) constitue un dispositif complet de gestion de la TVA sur encaissement, sans dépendre d'un logiciel comptable spécifique.

Fiche pratique

Taux normal de TVA20 % (majorité des biens et prestations de services)
Taux réduit10 % (restauration, certains travaux immobiliers)
Formule TVA depuis le TTC (taux 20 %)Montant TTC encaissé / 1,20 × 0,20
Régime simplifié : 1er acompte (juillet)55 % de la TVA due l'année précédente
Régime simplifié : 2e acompte (décembre)40 % de la TVA due l'année précédente
Régime réel normal : périodicitéMensuelle (CA3) ou trimestrielle si TVA annuelle < 4 000 €
Source taux et acompteseconomie.gouv.fr et entreprendre.service-public.gouv.fr (2026)

Sources

Ces informations sont données à titre indicatif et ne remplacent pas l'avis d'un conseiller financier. Étudiez votre situation avec un professionnel agréé avant de vous engager.

FAQ

Comment calculer la TVA sur les encaissements ?

Le calcul s'effectue à partir du montant TTC encaissé, et non du montant facturé. Pour un taux normal de 20 % (economie.gouv.fr, 2026), la formule est : TVA due = montant TTC encaissé / 1,20 × 0,20. On répète l'opération pour chaque paiement reçu et on totalise par période de déclaration.

Comment faire un cadrage de TVA sur les encaissements ?

Le cadrage consiste à rapprocher trois cumuls : le total TVA facturé depuis janvier, le total TVA encaissé sur la même période, et le total TVA déclaré aux impôts. L'écart entre le cumul encaissé et le cumul déclaré doit être nul en fin d'exercice. Un tableau de cadrage mensuel permet de détecter rapidement un oubli de déclaration ou un décalage d'encaissement.

Quel est le tableau pour calculer la TVA ?

Un tableau de calcul TVA sur encaissement comporte sept colonnes essentielles : numéro de facture, date de facture, date d'encaissement, montant TTC encaissé, taux de TVA applicable, montant de TVA due, et cumul déclaré sur la période. Ce tableau peut être construit sous Excel avec des formules SOMME.SI pour automatiser le total mensuel.

Comment fonctionne la TVA sur les encaissements ?

Contrairement au régime des débits où la TVA devient exigible dès la facturation, le régime des encaissements déclenche l'exigibilité uniquement lors du paiement effectif par le client. Ce régime s'applique de plein droit aux prestations de services (source : entreprendre.service-public.gouv.fr). La TVA est alors collectée au fur et à mesure des règlements reçus.